Victorinox automatisiert und optimiert
Import-Zollabwicklung mit Declare-it Dutax

Victorinox nutzt die Softwarelösungen Declare-it Dutax von SISA Studio Informatica SA und InfoShare von Kendox zur effizienten Import-Zollabwicklung und rechtskonformen Archivierung von Dokumenten.

Die Softwarelösungen helfen Victorinox, die Prozesseffizienz und die Compliance im Tagesgeschäft zu steigern.

Ausgangslage

Victorinox ist seit über 130 Jahren als Messerschmiede in der Schweiz bekannt. Seit den 1890er Jahren haben die berühmten Schweizer Taschenmesser mit dem prägnanten Logo die Welt erobert. Heute ist Victorinox ein globales Unternehmen mit den Produktsparten: Schweizer Taschenmesser, Haushalts- und Berufsmesser, Uhren, Reisegepäck und Parfüm.

Daneben betreibt Victorinox rund 70 eigene Retail-Stores und Shop-in-Shops, sowohl in der Schweiz als auch im Ausland. Das Schweizer Taschenmesser gilt als Kernprodukt und ist wegweisend in der Entwicklung aller Produktkategorien.

Um das Unternehmen für die Zukunft zu rüsten, arbeiten das Managementteam und verschiedene Abteilungen an einer Digitalisierungsstrategie.

Ziel ist es, das Geschäftsmodell der Victorinox zu durchleuchten und daraus mögliche Digitalisierungsinitiativen abzuleiten, welche anschliessend im Detail analysiert und beschrieben werden. Dabei werden mögliche Massnahmen oder Technologien evaluiert, welche die für Digitalisierung prädestinierten Prozesse optimal unterstützen. Gleichzeitig soll das Management von elektronischen Dokumenten, Informationen und Akten optimiert werden.

Zielsetzungen

Victorinox hatte sich für das eVV Import- und Datenmanagement-Projekt folgende Ziele gesetzt:

  • Automatisierte Abholung der eVV
  • Online-Kontrolle der eVV und Zollbordereaus
  • Automatisierung der Import-Zollabwicklung
  • Effizientere, transparentere Importabwicklung
  • Automatisierung der Dokumenten-/Datenablage im Beschaffungsprozess
  • Integration mit dem firmeneigenen ERP-System
  • Cloud Lösung zwecks tieferen Unterhaltsaufwendungen für die interne IT
  • Qualitativ hochstehender Support
  • Reduzierung des Papier- und Platzverbrauchs
  • Reduzierung des Zeitaufwands bei Revisionen/einfachen Nachfragen durch Volltextsuche
  • Transparente Auswertungen und Analysen

Mit der zentralen, unveränderbaren und fälschungssicheren Archivierung und Langfristspeicherung der Import-Dokumente wird ein wichtiger Schritt in Richtung Digitalisierung aller geschäftsrelevanten Akten und Dokumente, Langfristspeicherung sowie deren kontrollierter Vernichtung genommen.

Lösung

SISA Studio Informatica SA konnte sich gegen mehrere Anbieter erfolgreich durchsetzen. Entscheidend waren:

  • hohe Beratungs- und Zollkompetenz des IT-Dienstleisters
  • ein ausgereiftes, in der Praxis erprobtes Cloudbasiertes Standardprodukt
  • rechtskonforme Archivierung mit Kendox Infoshare

Declare-it Dutax stellt die ganzheitliche Verarbeitung aller Zoll- und MWST-spezifischen Daten und Belege für die Importabwicklung sicher.

Victorinox arbeitet seit 2017 erfolgreich mit Declare-it Dutax. Das Projekt konnte im geplanten Kostenrahmen abgewickelt werden. Die Erwartungen von Victorinox an SISA wurden vollumfänglich erfüllt.

„Die Einführung von Dutax und die Integration von InfoShare haben uns geholfen, den gesamten Beschaffungsprozess transparenter zu machen. Das ermöglicht Detailanalysen und Optimierungen.“, erklärt Thomas Meier, Project Manager PPM, Global Process and Project Management, bei Victorinox.

„Die Schnittstellen zwischen den einzelnen Anwendungen erlauben uns, eVV-Daten aus Dutax mit ERP-Daten anzureichern und anschliessend unter Compliance Gesichtspunkten in unser Archiv/DMS System InfoShare zu archivieren. Die Verwaltung der Dokumente und der mobile Zugriff rund um die Uhr ist dabei sichergestellt.“

„Declare-it Dutax in Kombination mit InfoShare bringt Effizienzsteigerungen durch die Reduzierung des administrativen Aufwands. Rundum ist dies ein gelungenes Projekt mit hohem nachweisbarem Nutzen.“

Thomas Meier, Project Manager PPM, Global Process and Project Management Victorinox

Kundennutzen

Die Dutax-Lösung für eVV Import ermöglicht eine automatisierte Abholung der Zollquittungen, eine einfache, schnelle und sichere Kontrolle der Quittungen und Rechnungen, Ablage der Dokumente und einfache Suchprozesse.

„Mit Declare-it Dutax können wir auf einfache Weise das Obligatorium der Steuerverwaltung erfüllen. Die Verfügbarkeit aller Zollquittungsinformationen in digitaler Form ermöglicht den laufenden elektronischen Abgleich der Bewegungen auf den verschiedenen Victorinox-Zollkonten“, erläutert Thomas Meier. „In der Vergangenheit traf die Lieferantenrechnung vor den Zollpapieren bei uns ein. Jetzt stehen die Zollpapiere am Tag des Grenzübertritts digital zur Verfügung. Es können keine Papiere verloren gehen. Die Kontrolle der Einfuhren wird einfacher. Durch die grössere Transparenz können Fehler schneller bemängelt und behoben werden. Die Möglichkeit des Zugriffs auf alle Daten und Belege in Echtzeit ist für uns entscheidend für eine reibungslose Kommunikation und schnelle Problemlösung mit den Zollbehörden.“

„Declare-it Dutax in Kombination mit InfoShare bringt Effizienzsteigerungen durch die Reduzierung des administrativen Aufwands. Rundum ist dies ein gelungenes Projekt mit hohem nachweisbarem Nutzen“, ergänzt Thomas Meier. „Die Einführung der Dutax eVV Import Lösung war auf jeden Fall ein interessantes Projekt. Die Standardlösung wurde unseren Anforderungen angepasst. Dabei konnte SISA Dutax weiter verbessern, was zukünftigen Kunden zu Gute kommt. Beide Unternehmen konnten dadurch voneinander lernen und profitieren. Die Beratung, das Projektmanagement und die technische Umsetzung von SISA waren äusserst professionell, hilfsbereit und flexibel.“

Projekt - Quick Wins

  • Geringerer administrativer Aufwand
  • Schnellerer Abgleich mit Bestellungen/Rechnungen
  • Höhere Transparenz im Beschaffungsprozess
  • Beschleunigung der Importabwicklung
  • Schnellere Rückerstattung der MwSt
  • Bessere Kontrolle der Verzollungspartner
  • Rechtskonforme, digitale Archivierung
  • Verbesserte Compliance
  • Geringerer IT-Aufwand dank Cloud Lösung

Ausblick

Nach der erfolgreichen Einführung von Declare-it Dutax und InfoShare in der Division Schweizer Taschenmesser/ Haushalts- und Berufsmesser wird die Lösung in den Divisionen Uhren, Reisegepäck, Parfum und in der Abteilung Retail eingeführt. Ziel ist die effiziente Verarbeitung der Veranlagungsverfügung und die rechtskonforme Ablage in das entsprechende Archiv/DMS. Da nebst den elektronischen Veranlagungsverfügungen weitere Dokumentarten zu einem Beschaffungsauftrag im Archiv/DMS abgelegt werden, ermöglicht dies eine grösstmögliche Transparenz in Bezug auf die Beschaffungshistorie.

Dies ist mit der cloud-basierten Dutax-Lösung und der Standard-Integration mit InfoShare zeitnah möglich.