Habasit setzt auf Declare-it Export SAP® -
dem vollständig in SAP integrierten Modul für e-dec Export

Habasit hat in Declare-it Export SAP® eine schlanke und sichere Lösung für eine effiziente Zollabwicklung gefunden.

Dieses Modul aus der erfolgreichen Produktfamilie Declare-it von SISA Studio Informatica SA ist vollständig in SAP integriert und ermöglicht Habasit ein durchgängiges Arbeiten im gewohnten SAP-Umfeld.

Ausgangslage

Habasit AG, mit Hauptsitz in der Schweiz, ist das weltweit führende Unternehmen für die Herstellung und Vertrieb von Transport- und Prozessbänder sowie Antriebsriemen für die Lebensmittel-, Textil-, Holz-, Papier-, Post-, Logistik- und Automobilindustrie.

Weltweit arbeiten mehr als 3700 Mitarbeitende bei 40 Tochtergesellschaften und Vertretungen in über 70 Ländern und an 17 Produktionsstandorten.

Am wichtigsten Habasit Produktionsstandort in Reinach, managt Daniel Kehl als Leiter Logistik mit seinem Team von 23 Mitarbeitern die ganze Supply Chain. Im Inbound und Outbound werden jährlich jeweils ca. 4‘500 Tonnen Rohstoffe bzw. Fertigprodukte umgeschlagen.

100 % der hergestellten Waren gehen in den Export, hauptsächlich an die Vertriebsgesellschaften aber auch direkt an Distributoren und Enduser. Das Verteilnetz reicht von Kanada bis Neuseeland. „Wir arbeiten mit 4-6 „preferred carriers“ zusammen. Jeder hat Stärken und Schwächen auf seinen Linien“ sagt Logistikleiter Daniel Kehl. Jährlich verlassen 1‘500 konsolidierte Grosssendungen das Werk in Reinach, verpackt in 9‘000 standardisierten Verpackungseinheiten und dies bis zur einer Länge von 4.2m. Mit etwas Stolz erwähnt Daniel Kehl: „Innerhalb der Habasit-Gruppe haben wir den Status als Logistik- Kompetenzzentrum für komplexe Themen erlangt.“

Ein grosser Fokus der Logistik besteht in der Produktionsplanung aufgrund der monatlichen Rolling Forecast Inputs der globalen Tochtergesellschaften. Optimale Losgrössen und Kapazitätsauslastung, vernünftige Lagerbestände auf allen Stufen, on-time zu liefern und sehr rasch auf Bedarfsveränderungen im Markt zu reagieren sind die grossen Herausforderungen. Am Produktionsstandort Reinach reicht die Planung des Bedarfs über einen Zeithorizont eines halben Jahres. Eine Lagerdauer von maximal zwei Monaten zeugt von einem effizienten Einsatz der Ressourcen.

Die nötige Flexibilität in der effizienten Ressourcenplanung bedingt eine verlässliche und stabile ERP-Softwarelösung und ein stabiles und fehlerfreies Stammdatenmanagement. Habasit Reinach vertraut dabei auf SAP. Daniel Kehl erläutert: „Wir haben jederzeit eine exakte und schnelle Übersicht über unsere Produktionsplanung und zudem haben die Vertriebspartner einen online SAP-Zugriff um den Stand der laufenden Bestellungen jederzeit einzusehen und Dokumente gleich lokal auszudrucken. Aus all diesen Gründen muss die Transport- bzw. Zollabwicklung sehr schlank, effizient und absolut störungsfrei funktionieren.

Zielsetzungen

Nach der Einführung von e-dec Export hat Habasit nach einer einfachen, schnellen, störungsfreien und schlanken Lösung für die gesamt Zollabwicklung gesucht. Für die zolltechnische Exportabwicklung der 1‘500 Sendungen aus 14‘000 Bestellpositionen pro Jahr war die SAP-Integration ein zentrales Kriterium.

Lösung

Nach einer sorgfältigen und gründlichen Evaluation fiel die Wahl schliesslich auf Declare-it Export SAP ®. Dieses Modul ermöglicht die nahtlose Integration mit dem ERP-System von SAP. Dazu Daniel Kehl: „Wir wollten einen Overkill vermeiden und haben in Declare-it Export SAP® eine schlanke, kompetente und sichere Lösung gefunden.“

Declare-it Export SAP ® wurde auf dem bestehenden SAP-System bei Habasit installiert. Ein IDoc-Adapter stellt die Schnittstelle zu der Declare-it Export Zollapplikation im SISA-Rechencenter sicher. „Diese Variante hat den Vorteil, dass wir uns nicht zusätzlich um Neuerungen und Anpassungen beim Zoll kümmern müssen, da Updates der Declare-it Applikation und den Zollstammdaten laufend im SISA-Rechencenter vorgenommen werden“, so Daniel Kehl.

Die Daten für die Erstellung der Zolldeklarationen werden direkt aus SAP-Belegen in Declare-it Export SAP ® übernommen und können dort nachbearbeitet werden. In SAP nicht erfasste Zolldaten wie z.B. nichtzollrechtliche Erlasse, E-Bewilligungsangaben oder Veredelungs- und Ausbesserungsverkehr, werden in Export SAP® vervollständigt.

Die von SAP übermittelten Daten werden in Declare-it übernommen, plausibilisiert und an den Zollrechner der Eidgenössischen Zollverwaltung (EZV) weitergeleitet. Ein für Declare-it entwickeltes und optimiertes Kommunikationssystem steuert den gesamten Datenaustausch.

Ausserdem erfüllt Declare-it Export SAP ® alle Sicherheitsaspekte der EZV. Damit wird eine maximale Geschwindigkeit und optimale Sicherheit in der Zollabwicklung erzielt.

Alle Zollrückmeldungen und Dokumente wie Ausfuhrlisten, eVV oder allfällige Zollfehlermeldungen werden vollständig übernommen und automatisch an SAP weitergegeben bzw. archiviert.

Daniel Kehl veranschaulicht die einfache und effiziente Abwicklung anhand eines Beispiels:

Auf seinem Pult liegen eine ausgedruckte Packliste, der Speditionsauftrag sowie die dazugehörige Handelsrechnung. Die rund 50 Bestellpositionen der Sendung sind allesamt bereits erfasst. Die Ware steht verpackt in der Spedition. Es muss lediglich noch die Ausfuhranmeldung beim Zoll erstellt werden und die Sendung ist versandbereit. Daniel Kehl: „Jetzt muss ich nur noch die Sendung mit der Rechnungsnummer aufrufen. Mit einem weiteren Mausklick ist die Ausfuhr bereits beim Zoll angemeldet. Der Chauffeur kann in wenigen Augenblicken die ausgedruckten Papiere mitnehmen.“ In der grafischen Oberfläche ist nichts von Declare-it zu sehen. Der Anwender hat das Gefühl, als arbeite er ganz gewöhnlich in SAP. Alle Vorgänge erfolgen im Hintergrund.

Dass SISA in derselben Gemeinde domiziliert ist wie Habasit, spielte in der Evaluation keine Rolle. Für Daniel Kehl ausschlaggebend war „die langjährige Zollkompetenz von SISA und, dass wir diesen wichtigen Prozess selber managen bzw. die Archivierung der Dokumente Inhouse gewährleisten können. Sie hat uns die Einführung von e-dec Export sehr leicht gemacht. Ausserdem können wir jederzeit auf das grosse Knowhow von SISA zählen. Sei es in IT-technischen Belangen sowie bei Fragen und Wünschen zum Produkt Export SAP ®“.

„Mit einem Mausklick ist die Ausfuhr beim Zoll angemeldet. Der Chauffeur kann in wenigen Augenblicken die ausgedruckten Papiere mitnehmen. Alle technischen Vorgänge erfolgen für den Anwender dabei im Hintergrund.“

Daniel Kehl, Leiter Logistik Habasit

Kundennutzen

  • Vollständige Integration in SAP
  • Arbeiten auf der gewohnten SAP-Oberfläche
  • Kundenspezifische Erweiterungen sind möglich
  • Sicherer und sehr schneller Datenaustausch mit SISA-Rechencenter und Zollserver der EZV
  • Dediziertes Helpdesk: Mo-Fr 7.00 – 19.00 in D/F/I/E
  • SISA ist der kompetente Partner für alle organisatorischen, verfahrens-, zoll- und IT-spezifischen Bereiche für die Schweizer Zollabwicklung