DSM Nutritional Products Ltd. automatisiert
Zollabwicklung und eVV Import mit SISA

DSM Nutritional Products Ltd nutzt die Softwarelösung Declare-it Export sowie Dutax von SISA Studio Informatica SA zur effizienten Zollabwicklung.

Sie hat damit Kosten im 6-stelligen Bereich eingespart und die Prozesseffizienz im Tagesgeschäft markant gesteigert. Ein gutes Beispiel wie eVV Import nutzenbringend eingeführt werden kann.

Ausgangslage

DSM Nutritional Products Ltd. ist ein wissenschaftsbasiertes Unternehmen, das Gesundheits- und Ernährungsprodukte für Menschen und Tiere herstellt. Das DSM-Werk in Sisseln (AG) produziert vor allem Vitaminpräparate in grossen Volumina. Praktisch alle Rohstoffe kommen aus dem Ausland (u.a. aus China und der EU). Über 95 % der Produktion wird exportiert. Die Waren gehen meist direkt in das zentrale Distributionslager der DSM in Venlo (NL). Die komplexen Produkte stellen bei der Verzollung hohe Anforderungen an das Know-how der DSM-Mitarbeiter.

DSM setzt seit 2009 erfolgreich die Declare-it Export Softwarelösung von SISA ein. Das Modul Declare-it Export SAP® ermöglicht dabei die nahtlose Integration mit dem ERP-System von SAP®. So konnte DSM das gesamte e-dec Exportverfahren gezielt optimieren.

Standarddeklarationen ermöglichen wiederkehrende Verkehre und Ausfuhrzollanmeldungen unter Einhaltung aller Zollvorschriften weitgehend zu automatisieren. Die Aktualisierung der Zoll und internen Stammdatenverwaltung ist gewährleistet. Die spezielle Plausibilitätsprüfung stellt die korrekte Anmeldung sicher. Die sehr komfortable Suche nach allen Informationen steigert auch die Effizienz bei Nachforschungen.

Aufgrund der sehr guten Erfahrungen der DSM-Zollspezialisten mit Declare-it (kurze Implementierungsphase, hohe Effizienz, Einhalten der Projekt- und Budgetziele) sowie der hohen Zufriedenheit mit der IT- und Zollkompetenz von SISA, war SISA auch erste Wahl bei der Suche nach einer Automatisierungslösung für die Importzollabwicklung und insbesondere die eVV Import.

Zielsetzungen

DSM hatte sich für das eVV Import-Projekt folgende Ziele vorgenommen:

  • die Import-Zollabwicklung soweit wie möglich zu automatisieren
  • die Kosteneffizienz zu steigern
  • die Transparenz zu erhöhen

Dafür sollte Declare-it Export durch ein Import-Modul ergänzt werden. Dieses musste u.a. eine bessere Onlinekontrolle der eVV und Zollbordereaus ermöglichen. Des Weiteren wollte DSM die MWST-Abgabe bzw. deren Rückerstattung wesentlich vereinfachen.

Lösung

Nach Prüfung verschiedener Varianten hat sich DSM für Declare-it Dutax entschieden. Diese Cloud-Lösung stellt die ganzheitliche Verarbeitung aller Zoll- und MWST- spezifischen Daten und Belege für die Importabwicklung sicher.

Dutax ermöglicht DSM:

  • die Abholung der Veranlagungsverfügung durch den Zollkonto-Inhaber unmittelbar nach deren Freigabe durch die Zollbehörden
  • die Online-Kontrolle der eVV und Zollbordereaus
  • die Referenzierung der eVV mit Bestellung bzw. Purchase Order (PO)
  • das Erkennen von Fehlbelastungen auf dem Zollkonto
  • die umfassende Suche über alle Belege und Daten.

Zusätzlich werden alle eVV-Daten rechtskonform für zehn Jahre elektronisch archiviert. Seit November 2015 arbeitet DSM arbeitet mit Declare-it Dutax.

Das Projekt konnte im geplanten Zeit- und Kostenrahmen abgewickelt werden. Die Erwartungen von DSM an SISA wurden vollumfänglich erfüllt. „Die Einführung von Dutax hat uns zudem geholfen, die Leistungen unserer Verzollungspartner zu vergleichen und so Kosten weiter zu senken“, erklärt Michael Rasch, International Trade Affairs, DSM. „Die Analysen haben uns im Konzentrationsprozess auf wenige Partner unterstützt.“

Über 90 % der Export- und ca. 80 % der Importlieferungen auf der Strasse werden heute über je einen Hausspediteur abgewickelt. Die DSM IT-Systeme konnten über Schnittstellen relativ schlank mit Dutax verknüpft werden.

„Die Einführung von Dutax hat uns geholfen, die Leistungen unserer Verzollungspartner zu vergleichen
und die Kosten zu senken.“

Michael Rasch, International Trade Affairs DSM

Kundennutzen

„Mit Declare-it Dutax konnten wir auf einfache Weise Verlagerungsverfahren der Steuerbehörden realisieren“, meint Rasch weiter. Dadurch konnte die Garantiesumme zu 95 % eingespart werden. Insgesamt ergeben sich durch die Prozessautomatisierung mit Hilfe von Declare-it Dutax Einsparungen im fünf- bis sechsstelligen Schweizer Franken-Bereich.

Die Verfügbarkeit aller Zollquittungsinformationen in digitaler Form ermöglicht den laufenden elektronischer Abgleich der Bewegungen auf dem DSM-Zollkonto. Ausserdem können alle Daten schnell ausgewertet werden, z.B. nach Zolltarif, Spediteur, Ursprungs-/ Lieferantendestinationen, MWST- und Zoll-Abgaben. Bei den Rohmaterialien und Exportwaren von DSM handelt es sich um komplexe Produkte, die hohe Anforderungen an das Know-how der Zollstellen und DSM-Mitarbeiter stellen. Da kommt es immer wieder zu Fehlern. Dank der neuen, hohen Datentransparenz können diese jetzt schnell behoben werden.

So meint Andreas Schluchter von Customs & Transportation bei DSM: „Durch die vom System zur Verfügung gestellte Transparenz habe ich mit Dutax eine bessere Kontrolle und sehe schneller, wo etwas falsch verzollt wurde. Die Möglichkeit des Zugriffs auf alle Daten und Belege in Echtzeit, ist für uns entscheidend für eine reibungslose Kommunikation und schnelle Problemlösung mit den Zollbehörden.“

Die eVV bringt zudem Effizienzsteigerung durch eine Reduzierung des administrativen Aufwands. Die Kombination von Dutax und Declare-it Export ermöglicht eine ganzheitliche IT-Einbindung des Zollablaufs. Rundum also ein gelungenes Projekt mit hohem nachweisbarem Nutzen.

Abschliessend meint Abdullah Hizal, Head of Supply & Demand Chain, Werk Sisseln bei DSM: “SISA ist ein typisches KMU, agil, flexibel und mit kurzen Kommunikationswegen. Das Projektmanagement und die Betreuung sind kompetent. Wir haben eine direkte Ansprechperson und erhalten schnelle Antworten auf unsere Fragen. Zudem erleichtert die Integration in SAP® die korrekte Abwicklung ganz wesentlich.“

Projekt - Quick Wins

  • Wesentliche Kosteneinsparungen
  • Höhere Transparenz
  • Zoll-Compliance
  • Schnelle Fehlererkennung und –behebung
  • Umfassende statistische Auswertungen und Analysen
  • Einfachere Kontrolle der Verzollungspartner

„Durch die vom System zur Verfügung gestellte Transparenz habe ich mit Dutax eine bessere Kontrolle und sehe schneller, wo etwas falsch verzollt wurde. Die Möglichkeit des Zugriffs auf alle Daten und Belege in Echtzeit, ist für uns entscheidend für eine reibungslose Kommunikation und schnelle Problemlösung mit den Zollbehörden.“

Andreas Schluchter, Customs & Transportation DSM

Ausblick

DSM wird seine Aussenhandelsprozesse weiter automatisieren. In Zukunft sollen auch Prospekte, technische Ausrüstung und Mustersendungen mit Declare-it zolltechnisch abgewickelt werden. In einem weiteren Schritt möchte das Unternehmen eine Automatisierung der Tarifierung und HS-Produktklassifizierung realisieren.

Auch das Management von Lieferantenerklärungen und Präferenzkalkulationen im Rahmen von Freihandelsabkommen sollen in die bestehende IT-Infrastruktur integriert werden. Auch hier kann SISA als Supplier of Choice mit seinem umfangreichen Produktportfolio punkten.