Victorinox automatisiert und optimiert Import-Zollabwicklung mit Declare-it Dutax

Victorinox nutzt Declare-it Dutax und InfoShare zur effizienten Import-Zollabwicklung und rechtskonformen Archivierung von Dokumenten. Die Softwarelösungen helfen Victorinox, die Prozesseffizienz und die Compliance im Tagesgeschäft zu steigern.

Ausgangslage

Victorinox ist seit über 130 Jahren als Messerschmiede in der Schweiz bekannt. Seit den 1890er Jahren haben die berühmten Schweizer Taschenmesser mit dem präg­nan­ten Logo die Welt erobert. Heute ist Victorinox ein glo­bales Unternehmen mit den Produktsparten: Schweizer Taschenmesser, Haushalts- und Berufsmesser, Uhren, Reisegepäck und Parfüm. Daneben betreibt Victorinox rund 70 eigene Retail-Stores und Shop-in-Shops, sowohl in der Schweiz als auch im Ausland. Das Schweizer Taschenmesser gilt als Kern­produkt und ist wegweisend in der Entwicklung aller Produktkategorien.

Um das Unternehmen für die Zukunft zu rüsten, arbeiten das Managementteam und verschiedene Abteilungen an einer Digitalisierungsstrategie. Ziel ist es, das Geschäfts­modell der Victorinox zu durchleuchten und daraus mögliche Digitalisierungsinitiativen abzuleiten, welche anschliessend im Detail analysiert und beschrieben werden. Dabei werden mögliche Massnahmen oder Technologien evaluiert, welche die für Digitalisierung prädestinierten Prozesse optimal unterstützen. Gleich­zeitig soll das Management von elektronischen Do­ku­men­ten, Informationen und Akten optimiert werden.


Zielsetzung

Victorinox hatte sich für das eVV Import- und Daten­management-Projekt folgende Ziele gesetzt:

  • Automatisierte Abholung der eVV
  • Online-Kontrolle der eVV und Zollbordereaus
  • Automatisierung der Import-Zollabwicklung
  • Effizientere, transparentere Importabwicklung
  • Automatisierung der Dokumenten-/Datenablage im Beschaffungsprozess
  • Integration mit dem firmeneigenen ERP-System
  • Cloud Lösung zwecks tieferen Un­ter­halts­auf­wendungen für die interne IT
  • Qualitativ hochstehender Support
  • Reduzierung des Papier- und Platzverbrauchs
  • Reduzierung des Zeitaufwands bei Revisionen/ein­fa­chen Nachfragen durch Volltextsuche
  • Transparente Auswertungen und Analysen

Mit der zentralen, unveränderbaren und fäl­schungs­si­che­ren Archivierung und Lang­frist­spei­cherung der Import-Dokumente wird ein wichtiger Schritt in Richtung Digitalisierung aller geschäfts­re­le­van­ten Akten und Dokumente, Langfristspeicherung sowie deren kontrollierter Vernichtung genommen.


 Lösung

SISA Studio Informatica SA konnte sich gegen mehrere Anbieter erfolgreich durchsetzen. Entscheidend waren:

  • hohe Beratungs- und Zollkompetenz des IT-Dienst­leisters
  • ein ausgereiftes, in der Praxis erprobtes Cloud-basiertes Standardprodukt
  • rechtskonforme Archivierung mit Kendox Infoshare

Declare-it Dutax stellt die ganzheitliche Verarbeitung aller Zoll- und MWST-spezifischen Daten und Belege für die Importabwicklung sicher.

Victorinox arbeitet seit 2017 erfolgreich mit Declare-it Dutax. Das Projekt konnte im geplanten Kostenrahmen abgewickelt werden. Die Erwartungen von Victorinox an SISA wurden vollumfänglich erfüllt. „Die Einführung von Dutax und die Integration von InfoShare haben uns ge­holfen, den gesamten Beschaffungsprozess trans­pa­ren­ter zu machen. Das ermöglicht Detailanalysen und Optimierungen“, erklärt Thomas Meier, Project Manager PPM, Global Process and Project Management, bei Victorinox. „Die Schnittstellen zwischen den einzelnen Anwendungen erlauben uns, eVV-Daten aus Dutax mit ERP-Daten an­zu­reichern und anschliessend unter Compliance Gesichts­punkten in unser Archiv/DMS System InfoShare zu archivieren. Die Verwaltung der Dokumente und der mobile Zugriff rund um die Uhr ist dabei sichergestellt.“

Konzept eVV Management mit Declare-it Dutax

Abb. 2: Lösungskonzept


Kundennutzen

Die Dutax-Lösung für eVV Import ermöglicht eine auto­matisierte Abholung der Zollquittungen, eine einfache, schnelle und sichere Kontrolle der Quittungen und Rechnungen, Ab­la­ge der Dokumente und einfache Such­prozesse.

„Mit Declare-it Dutax können wir auf einfache Weise das Obligatorium der Steuerverwaltung erfüllen. Die Ver­füg­barkeit aller Zollquittungs­informationen in digitaler Form ermöglicht den laufenden elektronischen Abgleich der Bewegungen auf den verschiedenen Victorinox- Zoll­konten“, erläutert Thomas Meier. „In der Vergangenheit traf die Lieferanten­rechnung vor den Zoll­papieren bei uns ein. Jetzt stehen die Zoll­pa­pie­re am Tag des Grenz­übertritts digital zur Ver­fügung. Es kön­nen keine Papiere verloren gehen. Die Kontrolle der Ein­fuhren wird ein­fa­cher. Durch die grössere Trans­parenz können Fehler schnel­ler be­mängelt und behoben werden. Die Mög­lich­keit des Zugriffs auf alle Daten und Belege in Echtzeit ist für uns entscheidend für eine reibungslose Kom­mu­ni­ka­tion und schnelle Problemlösung mit den Zollbehörden.“

Declare-it Dutax in Kom­bi­nation mit InfoShare bringt Effizienz­stei­ge­run­gen durch die Reduzierung des ad­mi­ni­stra­tiven Aufwands. Rundum ist dies ein ge­lun­ge­nes Projekt mit hohem nachweisbarem Nutzen“, ergänzt Thomas Meier. „Die Einführung der Dutax eVV Import Lösung war auf jeden Fall ein interessantes Projekt. Die Standard­lösung wurde unseren Anforderungen an­ge­passt. Dabei konnte SISA Dutax weiter verbessern, was zu­künf­ti­gen Kunden zu Gute kommt. Beide Unter­nehmen konnten dadurch voneinander lernen und pro­fitieren. Die Beratung, das Projektmanagement und die tech­ni­sche Umsetzung von SISA waren äusserst pro­fes­sio­nell, hilfsbereit und flexibel.“


Ausblick

Nach der erfolgreichen Einführung von Declare-it Dutax und InfoShare in der Division Schweizer Taschenmesser/ Haushalts- und Berufsmesser wird die Lösung in den Di­vi­sio­nen Uhren, Reise­gepäck, Parfum und in der Abteilung Retail eingeführt. Ziel ist die effiziente Verarbeitung der Ver­an­la­gungs­verfügung und die rechtskonforme Ablage in das entsprechende Archiv/DMS. Da nebst den elek­tro­ni­schen Ver­an­la­gungs­verfügungen weitere Do­ku­ment­arten zu einem Beschaffungsauftrag im Archiv/DMS ab­ge­legt werden, ermöglicht dies eine grösst­mög­li­che Trans­parenz in Bezug auf die Beschaffungs­historie.

Dies ist mit der cloud-basierten Dutax-Lösung und der Standard-Integration mit InfoShare zeitnah möglich.


Projekt – Quick-Wins

  • Geringerer administrativer Aufwand
  • Schnellerer Abgleich mit Bestellungen/Rechnungen
  • Höhere Transparenz im Beschaffungsprozess
  • Beschleunigung der Importabwicklung
  • Schnellere Rückerstattung der MwSt
  • Bessere Kontrolle der Ver­zol­lungs­partner
  • Rechtskonforme, digitale Archivierung
  • Verbesserte Compliance
  • Geringerer IT-Aufwand dank Cloud Lösung


Autor: Ursula Schmeling, UFS Marcom